Queridos seguidores. Aunque vamos a enfocar este post a empresas de servicios, también conocidas como empresas facilities, se puede proceder de forma similar a otros tipos de empresas.

Y es que para las empresas de servicios intensivas en mano de obra, la gestión eficaz del tiempo dedicado a tareas y gastos asociados a locomoción son clave para maximizar el margen de beneficios inicialmente estimado frente al real. Para ello, controlar las desviaciones que se producen en la ejecución diaria de las tareas es fundamental para las empresas, si no quieren perder dinero y eficiencia en tus servicios. En definitiva competitividad.

La economía enfoca su atención en las alternativas y opciones entre las que puede escoger. Es decir, en elegirte a ti como proveedor de servicios o a la competencia.

En el sector de los servicios, especialmente en las empresas intensivas en mano de obra como las empresas facility, mantener la rentabilidad y controlar los gastos es crucial para la supervivencia y el éxito. Hoy en día, uno de los desafíos más significativos que enfrentan estas empresas es la desviación de presupuesto en la ejecución de trabajos.

A continuación, te ofrecemos algunas recomendaciones para reducir estos gastos inesperados, basadas en la experiencia del sector y la importancia de la digitalización.

Fase 1: Identificación del problema

Las desviaciones en el presupuesto son comunes en la ejecución de trabajos dentro de empresas de servicios. Estos desvíos pueden deberse a diversos factores que impactan directamente en el margen de beneficio. A continuación, presentamos tres ejemplos típicos:

1. Desviaciones en el tiempo de ejecución. Imagina que un equipo de mantenimiento debe realizar un trabajo en 8 horas, pero debido a imprevistos, el tiempo de ejecución se prolonga a 10 horas. Este aumento del 25% en el tiempo de trabajo implica un incremento directo en los costos de mano de obra y posibles retrasos en otros proyectos.

2. Gastos en locomoción. Una empresa de instalaciones tiene un contrato para realizar un trabajo en una ubicación a 50 km de distancia. Si no se planifican bien las rutas o no se optimiza el uso de vehículos, los gastos en combustible y desgaste del vehículo pueden exceder lo presupuestado, reduciendo el margen de ganancia.

3. Gastos en materiales. En ocasiones, se subestima la cantidad de materiales necesarios para un trabajo o se producen desperdicios debido a una mala planificación. Esto no solo afecta el costo directo del trabajo, sino que también puede generar insatisfacción en el cliente si se requiere un aprovisionamiento adicional.

Ahí va un ejemplo claro que se repite mucho. Supongamos una empresa de instalaciones. Ha contratado los servicios de instalación eléctrica de una nave industrial y requiere de 3 instaladores eléctricos por 8 horas de trabajo y un desplazamiento de 50kM. Supongamos un coste medio de empresa de mano de obra por técnico de 15.60 euros (0.26 euros/minuto) y el coste en combustible por kilómetro de 0.11 euros.

Respecto a los costes de ejecución del servicio supongamos que está planificado desarrollarse en 8 horas con un tiempo de desplazamiento de 30 minutos por trayecto. Para realizar este servicio se tiene un coste teórico de 408.91 euros.

Supongamos que por motivos varios se tiene una desviación al alza del 15% sobre el coste del servicio presupuestado entre tiempo de ejecución y mayor desplazamiento.  Este nuevo escenario nos lleva a tener un coste real de 470.24 euros.

Es decir, se ha pasado de un coste teórico estimado en 408.91 euros a uno superior de 470.24 euros lo que supone una pérdida de margen de 61.34 euros por servicio.

Estos problemas no solo impactan la rentabilidad de un proyecto individual, sino que, si se repiten, pueden comprometer la competitividad de la empresa en su conjunto.  

Fase 2: Beneficios de la digitalización de procesos

La digitalización ofrece una solución poderosa para enfrentar estos desafíos. La adopción de tecnología permite a las empresas de servicios optimizar sus operaciones, reducir costos y aumentar la eficiencia. Aquí te presentamos algunos beneficios clave:

1. Software para el seguimiento de tareas, permite a las empresas monitorizar en tiempo real la ejecución de tareas, el uso de recursos y el cumplimiento de los tiempos planificados. Esto ayuda a identificar desviaciones a tiempo y tomar medidas correctivas antes de que se conviertan en problemas costosos.

2. Optimización de rutas y recursos, permite planificar y optimizar las rutas de locomoción y el uso de recursos, reduciendo los costos asociados a desplazamientos y mejorando la eficiencia operativa.

3. Gestión centralizada de materiales que facilite la gestión de inventarios y la planificación de materiales, asegurando que se tenga la cantidad necesaria en el lugar correcto y en el momento adecuado, minimizando desperdicios y costos adicionales.

En estos momentos están abiertas las convocatorias de Kit Digital y Kit Consulting para ayudar a la digitalización de las empresas. Te recomendamos aprovechar el momento.

Fase 3: Mejorar la rentabilidad a través de la digitalización

Para cualquier empresa que busque mejorar su rentabilidad, la digitalización de procesos es una estrategia clave. La capacidad de controlar y gestionar cada aspecto de la operación en tiempo real no solo reduce costos, sino que también mejora la calidad del servicio y la satisfacción del cliente. Desde Neoradix Solutions ayudamos a las empresas de servicios a implementar soluciones de digitalización que mejoren la rentabilidad de sus operaciones de la siguiente forma:

1. Evaluación de necesidades identificando las áreas clave donde las desviaciones de presupuesto son más frecuentes y donde la digitalización puede tener el mayor impacto.

2. Selección e implantación de software de gestión adaptado a las necesidades específicas de tu empresa. Por ejemplo, herramientas como NEOwork y SAM (Smart Active Maintenance) ofrecen soluciones personalizadas para empresas facility, permitiendo gestionar tareas, tiempos y recursos de manera eficiente.

3. Formación del equipo, para asegurar que tu equipo esté bien capacitado en el uso del software. La resistencia al cambio puede ser una barrera, por lo que es crucial que todos comprendan los beneficios y cómo utilizar la tecnología para mejorar su trabajo diario.

La Digitalización y la Inteligencia Artificial no es solo una moda, sino una necesidad para cualquier empresa de servicios que desee mantener y mejorar su competitividad en el mercado actual. Al implementar herramientas digitales para controlar y gestionar los costos y el tiempo de ejecución, las empresas facility pueden reducir significativamente las desviaciones de presupuesto y mejorar su rentabilidad. En un entorno cada vez más competitivo, la adopción de estas tecnologías no solo es una ventaja, sino una condición esencial para el éxito a largo plazo.

¡Da el paso cuanto antes hacia la digitalización y no dejes que nadie se coma tu margen!